Urlaub von der Resterampe

Urlaubstage, die Arbeitnehmer nicht genommen haben, verfallen spätestens im März des Folgejahres? Das war einmal. Wie die Rechtsprechung heute entscheidet – und wie Unternehmer gegensteuern.

Das Jahr ist gerade erst wenige Wochen alt. Doch in vielen Betrieben sieht es bereits aus wie sonst nur im Hochsommer. Die Besetzung ist dünn, überdurchschnittlich viele Mitarbeiter machen gerade Urlaub. Ganz freiwillig sind die Ferien im Februar allerdings nicht immer. In vielen Fällen geht es den betreffenden Arbeitnehmern vor allem darum, den Resturlaub aus dem Vorjahr vor dem Verfall zu schützen – und dafür bleibt nicht mehr viel Zeit.

Grundsätzlich müssen Beschäftigte ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Das Bundesurlaubsgesetz erlaubt es nur in zwei Ausnahmefällen, nicht verbrauchte Tage ins Folgejahr hinüberzuretten. Konkret heißt es in § 7 Abs. 3: „Eine Übertragung (...) auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen.“ Hat also der Arbeitgeber im Jahr 2018 einen oder mehrere Urlaubsanträge abgelehnt, etwa, weil es extrem viel zu tun gab, ist eine solche Übertragung erlaubt. Variante zwei: Der Arbeitnehmer war längere Zeit krank und konnte deshalb seinen Urlaub nicht (vollständig) nehmen. Auch dann ist es erlaubt, unverbrauchte Tage mit ins neue Jahr zu nehmen. Allerdings müssen die betreffenden Arbeitnehmer sie recht zeitnah abbauen: Um klare Verhältnisse zu schaffen und die Kosten für Arbeitgeber kalkulierbar zu halten, schreibt das Gesetz vor, dass die freien Tage aus dem Vorjahr spätestens am 31. März des Folgejahres endgültig verfallen.

Neue Zeitrechnung im Urlaubsrecht

Arbeitnehmer, die es schlicht verschusselt haben, rechtzeitig ihren Jahresurlaub zu beantragen, fallen nicht unter diese Ausnahmeregelung. Für Arbeitgeber bedeutete das bislang, dass sie aus Unachtsamkeit nicht genommene Urlaubstage nicht aufs neue Jahr übertragen mussten. Doch die Zeiten ändern sich.

Im November 2018 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH): Arbeitnehmer sind nicht alleine dafür verantwortlich, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen (Az.: C-619/16, C-684/16). Auch Arbeitgeber müssen dazu beitragen, dass die Belegschaft mit ausreichend Vorlauf in die Ferienplanung einsteigt. Dazu gehört es sowohl, Arbeitnehmern rechtzeitig mitzuteilen, dass sie noch unverbrauchte Urlaubstage haben, als auch, darauf hinzuweisen, dass diese Tage verfallen, wenn sie nicht fristgerecht genommen werden. Nur wenn der Arbeitgeber beweisen kann, dass er seine Mitarbeiter auf diese Weise aufgeklärt hat, verfällt der freiwillig (oder aus Nachlässigkeit) nicht genommene Urlaub zum Jahresende. Wenn nicht, bleibt der Anspruch auf die offenen Tage bestehen.

Wie lange, das weiß derzeit niemand so genau. „Im schlimmsten Fall könnte die Rechtsprechung ihre Anforderungen so konkretisieren, dass nicht genommener Urlaub in diesen Fällen erst verfällt, wenn die allgemeinen Verjährungsregeln greifen“, warnt Gerald Wiedebusch, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Kliemt in Berlin. Das würde bedeuten, dass der Urlaub erst drei Jahre nach Ende desjenigen Kalenderjahres verfällt, in dem er ursprünglich angefallen wäre. Arbeitgeber sind daher gut beraten, zeitnah eine Art Frühwarnsystem zu etablieren, mit dem sie Urlaubsmuffel in der Belegschaft über die Risiken des Urlaubsverfalls zum Jahresende informieren. „Spätestens zu Beginn des vierten Quartals sollten sie die einschlägigen Arbeitnehmer per Mail darauf hinweisen, dass sie noch offene Urlaubstage haben, deren Zahl benennen und auffordern, den Urlaub zu nehmen, da er sonst zum Jahresende verfällt“, sagt Wiedebusch.

Einen eigenen Rahmen setzen

Erste Gelegenheit, mehr Rechtssicherheit zu schaffen, hat das Bundesarbeitsgericht zwar schon im Februar. Bis Arbeitgeber in allen Punkten Klarheit haben, könnten allerdings noch Jahre vergehen. Es empfiehlt sich daher auch an anderer Stelle, selbst aktiv zu werden und Unsicherheiten aus dem Weg zu schaffen.

Sinnvoll ist es zum Beispiel, schon im Arbeitsvertrag zwischen dem gesetzlich garantierten Mindesturlaub und dem vertraglich vereinbarten Zusatzurlaub zu differenzieren – und für Letzteren strikte Ablaufdaten festzuzurren. Der Hintergrund: Das Gesetz verpflichtet Unternehmen nur, Arbeitnehmern bei einer Fünf-Tage-Woche 20, bei einer Sechs-Tage-Woche 24 Tage Jahresurlaub zu gewähren. „Dass deutsche Arbeitnehmer meist um die 30 Tage frei haben, liegt daran, dass individuelle Vereinbarungen oder Tarifverträge großzügigere Regeln vorsehen“, erläutert Randhir K. Dindoyal, Rechtsanwalt in München. Tarifliche Vorgaben lassen sich zwar nicht durch Einzelvereinbarungen zum Nachteil des Arbeitnehmers ändern. Wer jedoch allein per Individualvertrag mehr Urlaub gibt, als Tarif oder Gesetz vorschreiben, hat vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.

„Sinnvoll sind etwa Formulierungen, die Arbeitnehmer verpflichten, erst ihren gesetzlichen/tariflichen Urlaub zu verbrauchen, bevor sie die per Vertrag gewährten Extratage nehmen“, sagt Dindoyal. Verbinde der Arbeitgeber diese Vorgabe außerdem noch mit einer Klausel, wonach der Zusatzurlaub am 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres verfällt, wenn er bis dahin nicht genommen wurde, hätten Arbeitnehmer keine Chance, dagegen vorzugehen. „Sowohl die Rechtsprechung des EuGH als auch die gesetzlichen Übertragungsregeln gelten nur für den gesetzlich beziehungsweise tarifvertraglich vorgeschriebenen Mindesturlaub“, so der Jurist.

» Es kann sinnvoll sein, Arbeitnehmer zu verpflichten, erst ihren gesetzlichen Urlaub zu verbrauchen. « 
Randhir K. Dindoyal, Rechtsanwalt

Klare Ansagen im Vertrag

Bei der Formulierung solcher Klauseln dürfen Arbeitgeber allerdings nichts dem Zufall überlassen. „Dank der neuen Rechtsprechung wird es wohl nicht mehr reichen, nur klar zwischen obligatorischem und dem überobligatorischen Urlaub zu differenzieren und deren unterschiedliche Verfallsdaten zu definieren“, sagt Fachanwalt Wiedebusch. Er rät, auch die unterschiedlichen Informationspflichten des Arbeitgebers in den Vertrag aufzunehmen und ausdrücklich zu vereinbaren, dass der vertragliche Extraurlaub auch dann erlischt, wenn die Personalabteilung keinen Hinweis auf den drohenden Verfall gegeben hat.

Eine solche Gestaltung ist bei neuen Verträgen jederzeit möglich. Oft dürfte aber sogar die Stammbelegschaft bereit sein, entsprechende Änderungen zu akzeptieren. Wiedebusch: „Arbeitgeber, die mit Hinweis auf neue Anforderungen der Rechtsprechung eine Vertragsänderung anregen, haben gute Chancen, dass die Belegschaft mitzieht – solange nur die Gesamtzahl der Urlaubstage unangetastet bleibt.“

BESONDERS LANGE HALTBAR

Wie lange die Rechtsprechung in Sonder-Konstellationen den gesetzlichen Mindesturlaub konserviert:

Kann ein Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen Krankheit nicht nehmen, verfällt dieser weder am Jahresende noch zum 31. März des Folgejahres, sondern erst nach 15 Monaten (EuGH, Az.: C-214/10, BAG, Az.: 9 AZR 353/10). Geht ein Mitarbeiter in Elternzeit, ohne seinen Urlaub abgefeiert zu haben, werden die verbleibenden Tage auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen – egal, wie lange sie dauert. Endet das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit, muss der Arbeitgeber noch nicht gewährten Urlaub abgelten. Stirbt ein Arbeitnehmer, der fürs laufende Jahr noch Urlaubsansprüche hatte, können dessen Erben vom Arbeitgeber eine finanzielle Vergütung, die noch nicht genommenen Tage verlangen (EuGH, Az.: C-569/16 und C-570/16). 

Quelle: Creditreform Magazin
Text: Catrin Gesellensetter

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